Datenschutzerklärung für Mitarbeiter
gem. Artikel 13 DSGVO
Verantwortliche Stelle:
Dr. Widdau & Partner PartG mbB
Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsanwalt
Christophstr. 10
54290 Trier
Datenschutzbeauftragter:
Michael Goetz
Zertifizierter Datenschutzbeauftragter TÜV
02235 – 95 95 912
michael.goetz@wimas.de
1. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Mitarbeiter erfolgt ausschließlich, so-weit dies für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere:
- Verwaltung und Durchführung des Arbeitsverhältnisses, z. B. Personalverwaltung, Einsatzplanung, Organisation von Fort- und Weiterbildungen.
- Lohn- und Gehaltsabrechnung einschließlich Steuer- und Sozialversicherungsmeldungen.
- Erfüllung gesetzlicher Pflichten, z. B. Nachweis- und Aufbewahrungspflichten nach Steuer-, Handels- und Sozialversicherungsrecht.
- Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, z. B. betriebsärztliche Vorsorge, Unfallmeldungen.
- IT- und Gebäudesicherheit, z. B. Zugriffs- und Zutrittskontrollen, Protokollierungen zur Systemsicherheit.
- Kontakt- und Kommunikationszwecke, z. B. dienstliche Erreichbarkeit, Notfallkontakte.
Verarbeitungen, die über diese Zwecke hinausgehen, erfolgen nur, wenn hierfür eine ausdrückliche Rechtsgrundlage vorliegt.
2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Mitarbeiter erfolgt in erster Linie auf Grundlage von § 26 BDSG (Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses).
Ergänzend können folgende Rechtsgrundlagen der DSGVO einschlägig sein:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: soweit die Verarbeitung für den Abschluss oder die Durchführung des Arbeitsvertrages erforderlich ist.
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: wenn wir gesetzliche Verpflichtungen erfüllen müssen (z. B. steuer- oder sozialversicherungsrechtliche Pflichten).
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: in klar abgegrenzten Ausnahmefällen, wenn ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht und keine überwiegenden Interessen der Beschäftigten entgegenstehen (z. B. IT-Sicherheit, Missbrauchsverhinderung). Unser Interesse liegt in der Sicherstellung eines reibungslosen und sicheren Ablaufs des Beschäftigungsverhältnisses sowie in der Wahrung unserer rechtlichen, wirtschaftlichen und organisatorischen Interessen.
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: wenn eine Einwilligung erteilt wurde. Diese ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten, wie Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Angaben zur Schwerbehinderteneigenschaft, betriebsärztliche Untersuchungen) verarbeiten wir nur, soweit dies gesetzlich erforderlich ist gem. § 26 Abs. 3 BDSG i.V.m. Art. 9 Abs. 2 DSGVO oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.
3. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden
Die personenbezogenen Daten werden nur an Empfänger weitergegeben, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht, dies zur Erfüllung vertraglicher Pflichten erforderlich ist, eine Einwilligung vorliegt oder eine andere zulässige Rechtsgrundlage gegeben ist.
Interne Empfänger
Innerhalb des Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Dazu gehören abhängig vom jeweiligen Vorgang insbesondere personalverantwortliche Stellen, die zuständige Führungsebene sowie, sofern vorhanden, gesetzlich vorgesehene betriebsinterne Gremien. Weitere interne Empfänger können hinzukommen, wenn dies für die genannten Zwecke notwendig ist.
Auftragsverarbeiter
Wir setzen externe Dienstleister ein, die personenbezogene Daten ausschließlich nach unseren Weisungen verarbeiten. Diese Auftragsverarbeiter werden auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO verpflichtet. Hierzu können, abhängig von den eingesetzten Prozessen und Systemen, beispielsweise Anbieter von IT- und Cloud-Diensten, Softwarelösungen, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung oder Datenträgervernichtung gehören.
Eine vollständige Liste der aktuell eingesetzten Auftragsverarbeiter stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.
Externe Empfänger (Dritte)
Zu den externen Empfängern gehören Stellen, die in eigener Verantwortung handeln. Hierzu können, abhängig vom jeweiligen Zweck, beispielsweise Sozialversicherungsträger, Krankenkassen, Finanzbehörden, Banken, Versicherungen, Berufsgenossenschaften, Steuerberater, Rechtsberater oder Wirtschaftsberater, Gerichte, Behörden, der externe Datenschutzbeauftragte oder beauftragte Fachkräfte wie Arbeitssicherheitsdienste gehören. Weitere externe Empfänger können hinzukommen, wenn dies für die genannten Zwecke notwendig ist.
Soweit wir personenbezogene Daten nicht unmittelbar bei Ihnen erheben, stammen diese z. B. von Sozialversicherungsträgern, Krankenkassen oder Behörden.
4. Datenübermittlung in Drittstaaten
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) findet nur statt, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht.
Dies betrifft insbesondere die Zusammenarbeit mit Dienstleistern, die Teil internationaler Konzernstrukturen sind oder ihren Hauptsitz in einem Drittstaat haben (z. B. in den USA). In diesen Fällen erfolgt die Übermittlung entweder auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO (z. B. Schweiz, UK oder das EU-U.S. Data Privacy Framework für zertifizierte US-Unternehmen) oder auf Grundlage von Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO, einschließlich gegebenenfalls zusätzlicher technischer und organisatorischer Maßnahmen.
Eine Kopie der verwendeten Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln) können Sie jederzeit bei uns anfordern.
Welche Übermittlungen in Drittstaaten stattfinden können, ergibt sich aus den jeweils aktuellen Dienstleistern und wird auf Anfrage mitgeteilt.
5. Aufbewahrungsdauer personenbezogener Daten
Grundsätzlich löschen wir personenbezogene Daten, wenn der Zweck, für den die Daten erhoben wurden, entfallen ist, z. B. bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen. Ist eine Löschung der Daten nicht möglich, z. B. bei Daten, die in einem elektronischen Archivsystem gespeichert sind, werden diese für eine weitere Verarbeitung gesperrt.
Die Aufbewahrungsdauer bzw. die Löschfristen von Personaldaten ist abhängig von der Datenkategorie (Arbeitsvertrag, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Meldungen an die Sozialversicherungsträger etc.). Eine genaue Auflistung der von uns verarbeiteten Datenkategorien führen wir in einem elektronischen Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 DSGVO, dass wir Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen auf Anfrage gerne zur Verfügung stellen.
Daten, die wir zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen löschen wir gem. Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO nicht. Dazu gehören beispielsweise Verpflichtungserklärungen zur Wahrung der Vertraulichkeit personenbezogener Daten und zur Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen sowie Einwilligungserklärungen.
6. Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung
Mitarbeiter haben das Recht, jederzeit Auskunft über die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Darüber hinaus haben sie unter den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten.
Außerdem haben Mitarbeiter das Recht, der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten unter den gesetzlichen Voraussetzungen zu widersprechen.
7. Einwilligungen
Mitarbeiter können Änderungen oder den Widerruf einer Einwilligung durch entsprechende Mitteilung an uns mit Wirkung für die Zukunft vornehmen.
8. Bereitstellung personenbezogener Daten
Zur Erfüllung gesetzlicher und sozialversicherungsrechtlicher Verpflichtungen im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses ist der Mitarbeiter verpflichtet personenbezogene Daten in dem Umfang zur Verfügung zu stellen, wie es für die Vertragserfüllung notwendig ist. Ohne die Bereitstellung dieser Daten ist die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nicht möglich.
9. Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.
10. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Mitarbeiter haben das Recht sich an die Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden und dort Informationen über ihre Rechte aufgrund des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und sonstiger Vorschriften über den Datenschutz, einschließlich der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), zu erfahren. Darüber hinaus ist die Aufsichtsbehörde Anlaufstelle für Beschwerden bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.
Zuständige Aufsichtsbehörde
für Rheinland-Pfalz:
Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Postfach 30 40
55020 Mainz
+49 (0)6131 / 8920 – 0
poststelle@datenschutz.rlp.de
Stand: 01.09.2025