Datenschutzerklärung für Steuer-, Wirtschaftsprüfer- und Rechtsberatungsmandate gem. Artikel 13 DSGVO
Verantwortliche Stelle:
Dr. Widdau & Partner PartG mbB
Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsanwalt
Christophstr. 10
54290 Trier
Datenschutzbeauftragter:
Michael Goetz
Zertifizierter Datenschutzbeauftragter TÜV
02235 – 95 95 912
michael.goetz@wimas.de
1. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung
Steuerberatende, wirtschaftsprüfende und rechtsberatende Tätigkeiten sowie die damit verbundene Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und gegebenenfalls Übermittlung personenbezogener Daten. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zum Zweck der Erstellung und Bearbeitung von Finanzbuchführungen, Lohn- und Gehaltsbuchführungen, Jahresabschlüssen und Einnahme-Überschuss-Rechnungen, Steuererklärungen, der Teilnahme und Beratung im Zusammenhang mit Betriebsprüfungen, der Beratung in steuerlichen und wirtschaftlichen Angelegenheiten, der Durchführung von Abschlussprüfungen sowie der Beratung und Vertretung in gerichtlichen und außergerichtlichen Streitigkeiten.
2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung basiert auf einer der nachfolgend aufgeführten Rechtsgrundlagen:
a) Erfüllung vertraglicher Pflichten (Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Durchführung eines Vertrages bzw. bereits bei Anbahnung eines Vertragsverhältnisses mit einer natürlichen Person. Umfang und Einzelheiten der Datenverarbeitung ergeben sich aus dem jeweiligen Vertrag und gegebenenfalls den dazugehörigen Auftragsbedingungen.
b) Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Rechtsanwälte unterliegen gesetzlichen Vorgaben, aus denen sich eine Verpflichtung oder Erlaubnis zur Verarbeitung personenbezogener Daten ergeben kann, z.B. § 11 StBerG, § 320 HGB, WPO, GwG.
c) Wahrung berechtigter Interessen (Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Wir verarbeiten im Rahmen des allgemeinen Geschäftsbetriebs und zum Zwecke der Leistungserbringung für unsere Mandanten personenbezogene Daten auf Basis einer Interessensabwägung, sofern die schutzwürdigen Interessen der betroffenen Personen nicht überwiegen. Ein konkretes Interesse liegt hier maßgeblich in der Erbringung der vertraglichen Verpflichtungen gegenüber den Mandanten. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die von Mandanten zur Verfügung gestellt werden, grundsätzlich nur insoweit, wie dies für die Leistungserbringung auch tatsächlich erforderlich ist.
d) Einwilligung des Betroffenen (Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Sofern keine der o.g. Rechtsgrundlagen nach a) bis c) vorliegt, stützen wir die Verarbeitung personenbezogener Daten auf eine informierte Einwilligung des Betroffenen, die ausdrücklich von diesem eingeholt wird.
3. Empfänger oder Kategorien von Empfängern denen die Daten mitgeteilt werden
Grundsätzlich geben wir keine personenbezogenen Daten unserer Mandanten an Dritte weiter, es sei denn eine Weitergabe ist aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder zur Auftragserfüllung zwingend erforderlich. In diesem Fall werden Betroffene darüber informiert, sofern diese nicht bereits Kenntnis darüber haben.
Empfänger sind intern zuständige Sachbearbeiter sowie externe Rechenzentren (z.B. DATEV eG), Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger, externe Stellen je nach Einzelfall wie Gegner deren anwaltliche/gesetzliche Vertreter, Versicherer der beteiligten Personen, Gerichte, Gerichtsvollzieher, Bankinstitute zur Zahlungsabwicklung.
Mit Zustimmung der Betroffenen sind Empfänger auch Banken (z. B. Auswertungen zur Finanzlage wie BWA, OPOS etc.), Wirtschaftsauskunfteien und Inkasso-Dienstleister (z.B. Creditreform).
4. Datenübermittlung in Drittstaaten
Eine Übermittlung der Daten an Staaten außerhalb der EU bzw. EWR (Drittstaaten) ist nicht geplant.
5. Aufbewahrungsdauer personenbezogener Daten
Grundsätzlich löschen wir die Daten, wenn der Zweck, für den die Daten erhoben wurden, entfallen ist, z.B. bei Beendigung eines Vertragsverhältnisses, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen. Ist eine Löschung der Daten nicht möglich, z.B. Daten, die in einem elektronischen Archivsystem gespeichert sind, werden diese für eine weitere Verarbeitung gesperrt.
Daten, die unter die Aufbewahrungspflichten gem. § 147 AO oder § 257 HGB fallen, werden 10 Jahre nach Ablauf des Wirtschaftsjahres in dem die Daten erhoben wurden gelöscht. In der Regel trifft das für Daten zu, die für steuerberatungs- und wirtschaftsprüfende Zwecke erhoben wurden.
Daten, die für rechtsanwaltliche Zwecke erhoben wurden, werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte 6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde, gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder der Betroffene in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt hat.
Die Aufbewahrungsdauer bzw. die Löschfristen von Mandantendaten hängt immer von der Datenart ab. Eine genaue Auflistung der von uns verarbeiteten Datenkategorien und Datenarten führen wir in einem elektronischen Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gem. Artikel 30 DSGVO, das wir Betroffenen auf Anfrage gerne zur Verfügung stellen.
Daten die wir zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen löschen wir gem. Artikel 17 Absatz 3 Buchstabe e) DSGVO nicht.
6. Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Ebenso haben Sie das Recht auf Berichtigung, Sperrung oder, abgesehen von der vorgeschriebenen Datenspeicherung zur Geschäftsabwicklung, Löschung Ihrer personenbezogenen Daten.
7. Einwilligungen
Sie können Änderungen oder den Widerruf einer Einwilligung durch entsprechende Mitteilung an uns mit Wirkung für die Zukunft vornehmen.
8. Bereitstellung personenbezogener Daten
Ergänzend zu den Informationspflichten gem. Artikel 13 DSGVO weisen wir Betroffene daraufhin, dass der Auftraggeber verpflichtet ist personenbezogene Daten in dem Umfang zur Verfügung zu stellen, wie es für die Auftragserfüllung notwendig ist. Dabei liegt es in der Verantwortung des Auftraggebers dem Auftragnehmer bzw. der verantwortlichen Stelle nur die Daten zur Verfügung zu stellen die zur Vertragserfüllung erforderlich sind (Minimalprinzip).
9. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht die Datenschutzaufsichtsbehörde anzurufen und dort Informationen über ihre Rechte aufgrund des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und sonstiger Vorschriften über den Datenschutz, einschließlich der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), zu erfahren. Darüber hinaus ist die Aufsichtsbehörde Anlaufstelle für Beschwerden bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.
Zuständige Aufsichtsbehörde für Rheinland-Pfalz:
Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Postfach 30 40
55020 Mainz
+49 (0)6131 / 8920 – 0
poststelle@datenschutz.rlp.de